同窓会会則・細則

第1章 総則

第1条

本会は、桐蔭会と称する。

第2条

本会は、学校法人桐蔭学園（以下、「桐蔭学園」という。）の建学の精神に則り、会員（第5条に定義する）相互の親睦を図り、桐蔭学園の発展に寄与することを目的とする。

第3条

本会は、事務局を桐蔭学園内に置く。

第4条

本会は、第2条の目的を達成するために、次の事業を行う。

• 会員名簿の管理
• 会報の発行
• ホームページ等による広報
• 桐蔭学園のクラブ活動等に対する援助
• 桐蔭学園の後援
• その他必要な事業

第2章 会員

第5条

本会は、次に揚げる会員で組織する。

• 桐蔭学園高等学校、桐蔭学園中等教育学校及びドイツ桐蔭学園（以下「桐蔭学園高等学校等」という。）を卒業した者を会員とする。かつて桐蔭学園高等学校等に在籍したもので、本会に入会を希望する者は、会員の推薦により役員会の決議を経て会員とすることができる。
• 会員にして本会または桐蔭学園の名誉を傷つけるなど本会の会員として不相当な者は、代議員会の議決により除名することができる。

第3章 総会

第6条

本会は、会員により構成される総会を置く。

第7条

総会は、定時総会として3年毎に開催する。必要があるときは臨時総会を開催することができる。

第8条

総会は、役員会の決議により会長が招集する。

第9条

総会においては、次の事項を決議する。

• 代議員の選任
• その他、代議員会で定めた事項

第10条

総会の議長は、会長とする。

第11条

総会の決議は、行使された議決権の過半数をもって行い、可否同数のときは議長の決するところによる。議決権の行使方法については、役員会で定める。

第12条

総会の議事録は、総会に出席した代議員のうち会長が指名した者が作成し、総会に出席した代議員のうち会長の指名した2名の署名を得た後、本会事務局で保管する。

第4章 代議員

第13条

本会には、桐蔭学園高等学校、桐蔭学園高等学校男子部、桐蔭学園高等学校女子部、桐蔭学園中等教育学校及びドイツ桐蔭学園の各卒業年度より原則として15名の代議員を置く。

第14条

代議員は、総会の決議で選任する。

第15条

代議員の任期は、選任された総会の次に開催される定時総会の終結の時までとする。但し、再任を妨げない。

第16条

代議員は、各卒業年度の会員による本会に関する合理的意見を認識した場合は、代議員会にできる限り反映させるように努める。

第5章 代議員会

第17条

本会には、代議員による構成される代議員会を置く。

第18条

代議員会は、定時代議員会として毎年開催する。必要があるときは臨時代議員会を開催することができる。

第19条

代議員会は、役員会の決議により会長が招集する。

第20条

代議員会においては、次の事項を決議する。

• 事業の報告と計画の承認
• 決算と予算の承認
• 役員人事の承認
• 会則変更の承認
• その他必要な事項

第21条

代議員会の議長は、会長又は会長の指名により代議員会で選任したものとする。

第22条

代議員会の決議は、次の方法により行う。

• 代議員会の決議は、出席者の過半数をもって行い、可否同数のときは議長の決するところによる。
• 委任状により議決権を行使したものは、出席者として扱う。但し、委任状により委任されるものは、代議員に限るものとする。

第22条の2

代議員は議長の承認を得て、テレビ会議システムにより代議員会に出席することができる。テレビ会議システムにより参加するすべての代議員は、当該会議に本人が直接出席したものとみなされる。

第23条

代議員会の議事録は、出席した代議員のうち会長が指名した者が作成し、出席した代議員のうち会長の指名した2名の署名を得た後、本会事務局で保管する。

第6章 役員

第24条

本会に次の役員を置く。

• 会長 1名
• 名誉会長 1名
• 副会長 2名
• 理事 15名以内
• 会計 2名
• 監事 2名
• 相談役 若干名

第25条

各役員は、次の方法により選任する。

• 会長、副会長、理事、会計及び監事は、代議員の中から、代議員会の決議により選任する。
• 名誉会長には、学校長を推戴する。
• 相談役は、会長が指名する。

第26条

役員の任期は3年とする。但し再任は妨げない。

第27条

各役員の任務は次の通りとし、責任をもって本会の運営に当たる。

• 会長は、本会を代表し会務を統括する。
• 名誉会長は、会長からの諮問に応じ、役員会に意見を述べることができる。
• 副会長は、会長を補佐し、会長が事故あるときはその職務を代行する。
• 理事は、役員会において第30条に定める事項の審議を行う。
• 会計は、本会の会計事務を司る。
• 監事は、本会の業務及び会計についての監査を行う。
• 相談役は、会長からの諮問に応ずる。

第7章 役員会

第28条

本会には、役員により構成される役員会を置く。

第29条

役員会は、必要に応じて会長が招集する。

第30条

役員会においては、次の事項を決議する。

• 事業の執行、事業計画及び事業報告に関する事項
• 収入、支出、予算及び決算に関する事項
• その他必要な事項

第31条

役員会の議長は、会長とする。

第32条

役員会の決議は、次の方法により行う。

• 役員会の決議は、会長、副会長、理事及び会計のうち、出席者の過半数をもって行い、可否同数の時は議長の決するところとする。
• 委任状により議決権を行使した者は、出席者として扱う。但し、委任状により選任される者は、役員に限るものとする。

第32条の2

役員は議長の承認を得て、テレビ会議システムにより役員会に出席することができる。テレビ会議システムにより参加するすべての役員は、当該会議に本人が直接出席したものとみなされる。

第33条

役員会の議事録は、出席した役員のうち会長が指名した者が作成し、出席した役員のうち会長の指名した2名の署名を得た後、本会事務局で保管する。

第8章 会計

第34条

本会の会計年度は毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終わる。

第35条

本会の会計は会費、寄附金その他の収入による。

第36条

本会会費は、本会会員が桐蔭学園高等学校等の入学時に同窓会費として桐蔭学園高等学校等に納入した1万円を、同人の卒業を条件として、桐蔭学園高等学校等が本会会費に充てるものとする。桐蔭学園高等学校等に入学し、退学などの事情により卒業しなかった者（以下「非卒業生」という。）が入学時に納入した1万円は、桐蔭学園高等学校等を通じて当該非卒業生に返金する。

第37条

本会の運営に必要な経費は、本会会費が預けられた預金口座を通じて、役員会の決議に基づき会長がこれを支出する。但し、会長は、必要に応じて、本会事務局にその事務処理を委任することができる。

第38条

役員は、毎年開催される定時代議員会において会計報告を行う。

第9章 桐蔭会支部

第39条

1. 本会は、第2条の目的を達成するために、役員会の決議により、次の各号に定める会員により組織される桐蔭会支部を設けることができる。
   1. ①国内外の特定の地域に在住する会員
   2. ②桐蔭学園高等学校等のクラブ活動等経験者の会員
   3. ③一定の職域、進学先、卒業同期の会員
2. 桐蔭会支部の代表者は、本会の代議員又は役員が務めるものとする。
3. 桐蔭会支部の代表者は、当該支部の会員名簿及び支部の会則を、本会会長に提出し、かつ、同支部の活動について、年に一度、本会会長に報告するものとする。

第40条

桐蔭会支部の設立、組織及び運営については、第43条に基づいて定められた桐蔭会支部細則による。

第10章 雑則

第41条

この会則は、代議員会の決議により改定することができる。

第42条

本会が行う慶弔及び表彰については、役員会の決議により別に定める。

第43条

この会則に必要な細則は、役員会の決議を経て会長が定める。

附則

この会則は昭和42年4月1日から施行する。

第1条（目的）

本細則は、桐蔭学園同窓会会則（以下単に「会則」という。）第41条の定めに基づき、本会の会計に関し、会員が遵守すべき事項を定める。 なお、本細則で用いる用語は、会則で用いる用法に従う。

第2条（入会希望者の会費納入義務）

かつて桐蔭学園高等学校等に在籍した者で本会に入会を希望する者が、会則第5条1項後段の定めにより会員となった場合、遅滞なく、本会 会費として1万円を桐蔭学園高等学校等に納入するものとする。

第3条（経費の予算内支出）

1. 本会の運営に必要かつ合理的な経費であって一件100,000円を超えないものは、会則第37条の定めにかかわらず、一会計年度中の支出累計金額が会則第30条の定めにより役員会で決議された各年度の科目別予算を超えない範囲において、会長が、その都度、役員会の決議を経ずに、これを支出することができる。
2. 会長は、前項の定めにより支出した経費の使途及び明細を、支出後最初に開催される役員会において、報告するものとする。ただし、会長は、必要に応じて、本会事務局に報告の事務処理を委任することができる。

第4条（クラブ活動等に対する援助）

1. 本会は、桐蔭学園高等学校等におけるクラブ活動等（運動部及び文化部の活動並びに生徒会活動をいう）及び在籍する生徒の学園活動に対して、当該活動内容が桐蔭会が定める支給基準を満たす場合は、下記の金額を限度として、援助金を贈ることができる。

   全国大会レベル出場

   団体

   30万円（年度2回までとする）

   個人

   3万円（年度3回までとする）

   関東大会レベル出場

   団体

   10万円（年度2回までとする）

   個人

   1万円（年度3回までとする）

   県大会3位以内（3年に1度に限る）
   （当該大会において3位決定戦がない場合は準決勝戦出場を含む）

   （学園指定の強化クラブを除く）

   団体

   5万円

   個人

   1万円

2. 前項の定めにもかかわらず、全国大会優勝またはこれに準ずると認められる活動については、前項記載の限度額にかかわらず、援助金を贈ることができる。
3. 第1項及び第2項に定める援助金の支給の有無及び支給金額については、会長により指名された若干名の役員により構成される援助金審査委員会が申請書その他の事情を審査のうえ会長に報告して、会長が当該報告を勘案して決定するものとする。

第5条（同窓生活動に対する援助）

1. 本会は、桐蔭学園同窓会（桐蔭会）支部細則に則って設立された支部によってなされる所定の条件を満たした活動に対して、援助金を贈ることができる。
2. 本会は、支部以外の同窓生活動に対して、事前に活動内容の申請と同窓会連絡先の登録がある参加者名簿の提出がある場合、参加者が10人以上の活動については、参加者一人当たり2,000円の援助金を贈ることができる。ただし、同一会員への援助は、年度につき2回までとする。
3. 本会は、同窓生の活動等（運動系、文科系、学術系の活動）に対して、本条第1項第2項の援助金とは別に、その活動内容に応じた援助金を贈ることができる。また、本項の援助金支給の有無及び支給金額については、第4条3項の援助金審査委員会の審査のうえ、会長に報告して、会長が当該報告を勘案して決定するものとする。
4. 前3項の定めにかかわらず、1案件当りの援助金は、10万円を超えないものとする。

桐蔭会会員活動に伴う援助金申請書

援助金申請書 送付先：桐蔭会事務局 dousoukai@toin.ac.jp

第6条（慶弔関係費）

1. 桐蔭学園教職員（退職者を含む）、および、本会の活動に特に貢献した会員に対する慶弔関係費については、各年度中の支出累計金額が代議員会で決議された予算を超えない範囲において、役員会の決議を経て、会長が支出する。ただし、一件30,000円を超えないものであって、緊急性を要する場合は、役員会の決議を経ずに会長が支出することができる。
2. 会長は、前項の定めにより支出した慶弔関係費につき、その使途及び明細を、支出後最初に開催される役員会において報告するものとする。 ただし、会長は、必要に応じて、本会事務局に報告の事務処理を委任することができる。

第7条（寄付金）

本会は、会則2条または4条に則り、代議員会の承認決議を経て、寄付金を支出することができる。

第8条（改定）

本細則は、役員会の決議により改定することができる。

第9条（施行）

本細則は、平成27年2月21日から施行する。

第1条（目的）

本細則は、桐蔭学園同窓会会則第43条の定めに基づき、役員会の下にその諮問機関として設置する指名委員会の構成、運営、権限等について定めるものである。

第2条（構成）

1. 指名委員会の委員は、役員会の決議により選定する。
2. 指名委員会は、会長、副会長2名、理事4名、会計担当役員1名、監事1名、相談役2名の委員11名で構成する。
3. 指名委員会の委員長は、会長とする。

第3条（招集）

指名委員会は、原則として、委員長が招集する。ただし、他の委員も必要に応じて指名委員会を招集することができる。

第4条（開催）

指名委員会は、必要に応じて随時開催する。

第5条（議長）

指名名委員会の議長は、委員長がこれにあたる。ただし、委員長に事故があるときは、副会長がこれに代わる。

第6条（決議）

1. 指名委員会の決議は、議決に加わることができる委員の過半数が出席し、その委員の過半数をもって決する。
2. 指名委員会の決議につき、特別の利害関係を有する委員は、議決権を行使することができない。その場合、その委員の議決権は、出席した委員の議決権に算入しない。
3. 委員は議長の承認を得て、テレビ会議システムにより委員会に出席することができる。テレビ会議システムにより参加するすべての委員は、当該会議に本人が直接出席したものとみなされる。

第7条（権限）

1. 指名委員会は、役員会の諮問に応じて、以下の事項について審議し、決定する。
   1. （1）代議員の候補者の推薦と代議員に対する手当・旅費等の案
   2. （2）役員の候補者の推薦と各役員の職責に応じた手当・旅費等の案
   3. （3）その他、役員会が必要と求めた事項
2. 会長は3年一期限りとする。
3. 指名委員会は、役員候補者の推薦にあたり、令和2年の総会において、女子卒業生の割合が30％以上となることを目指すものとする。

第8条（議事録）

指名委員会の議事については議事録を作成し、議長がこれに署名押印する。

第9条（改廃）

本細則は、役員会の決議により、改廃することができる。

附則

本細則は、2019年12月21日より実施する。

第1条（目的）

本細則は、令和2年初旬に発生した新型コロナ問題に関して、桐蔭学園の高等学校及び中等教育学校（以下「桐蔭学園」という。）を緊急に支援すること（以下「本プロジェクト」という。）を目的として、緊急支援の内容の決定方法及び限度額並びに実行方法等について定めるものである。

第2条（桐蔭会及び学園の担当者）

1. 本プロジェクトを実行するための桐蔭会の担当者として、副会長を含む役員数名を役員会の決議により指名する。
2. 本プロジェクトを実行するための桐蔭学園の担当者は、桐蔭学園の了解を得て、役員会の決議により指名する。

第3条（緊急支援の内容の決定）

1. 桐蔭会の担当者は、速やかに桐蔭学園の担当者と桐蔭学園が緊急に必要とする支援内容を打ち合わせて、会長に報告する。
2. 会長は、第1項による打ち合わせにより桐蔭学園から要請された緊急支援について、特段の事情がない限り、桐蔭会の資金にて実行するものとする。

第4条（緊急支援内容の役員会への報告及び監事による監査）

1. 桐蔭会の担当者は、緊急支援を行った直後の役員会において、既に行った緊急支援の内容及び支出額その他関連事項を報告するとともに、その時点において未実行の緊急支援の内容及び支出額その他関連事項について役員会の承認を受けるものとする。
2. 役員は上記報告に対して、質問その他意見を述べることができる。桐蔭会担当者は、上記の役員会における各役員の意見を十分に尊重するものとする。
3. 監事は、本プロジェクトに基づき行われたそれぞれの緊急支援について監査を行って、直後の役員会に報告するものとする。

第5条（緊急支援の限度額）

令和2年度における本プロジェクトに基づく緊急支援の限度額を3000万円とする。令和3年度においては、役員会において本プロジェクトに基づく緊急支援を必要とすると決議した場合において、役員会で決議する金額を限度額とする。

第6条（改廃）

1. 本細則は、役員会の決議により、改廃することができる。
2. 桐蔭学園同窓会「会計細則」は、本細則に認められた限度で修正される。

附則

1. 本細則は、令和2年5月23日より実施する。

第1条（目的）

本細則は、桐蔭学園同窓会会則第43条の定めに基づき、桐蔭会の役員（以下単に「役員」という。）としての活動と当該役員の政治活動、宗教活動及び営利を目的とする活動との分離並びに役員の守秘義務について定める。

第2条（役員としての活動と政治活動の分離）

役員は、桐蔭会及び役員としての活動を自己の政治活動のために利用してはならない。

第3条（役員としての活動と宗教活動の分離）

役員は、桐蔭会及び役員としての活動を自己の宗教活動のために利用してはならない。

第4条（役員としての活動と営利を目的とする活動の分離）

役員は、桐蔭会及び役員としての活動を自己又は他者の営利を目的とする活動のために利用してはならない。

第5条（役員の守秘義務）

役員は、一般常識の範囲内で、役員としての活動で知りえた桐蔭学園及び桐蔭会の情報を第三者に漏洩してはならない。但し、一般的に公開された情報はこの限りではない。

第6条（例外規定）

第1条から第5条までの規定は、役員が桐蔭会の役員として活動していることその他の付随関連する事項をSNSその他の方法で第三者に開示すること及び常識的な範囲内で桐蔭会の活動を一般第三者に紹介することを禁止するものではない。

第7条（違反行為に対する調査）

1. 桐蔭会の会長または副会長は、ある役員（以下「被調査役員」という。）が本細則に違反したと疑われる情報を得た場合は、当該違反行為の有無を調査して、その調査結果を役員会に報告することができる。
2. 前項による調査において、被調査役員は違反行為がなかったことを弁明する十分な機会が与えられるものとする。
3. 役員会は、第1項の調査により被調査役員に本細則の違反行為があったと認定した場合は、被調査役員に対して戒告しまたは期間を区切り又は任期満了まで役員としての活動を停止することを決定することができる。
4. 被調査役員は、役員会において第3項の処分が決定された場合はこれに従うものとする。

第8条（改廃）

本細則は、役員会の決議により、改廃することができる。

附則

1. 本細則は、2020年9月26日より実施する。

第1条（目的）

本細則は、本会会則（以下「会則」という。）第40条、第43条の定めに基づき、桐蔭会支部に関し、会員が遵守すべき事項を定める。なお、本細則で用いる用語は、会則で用いる用法に従う。

第2条（支部）

桐蔭会支部とは、本会会員（以下「会員」という。）から構成される以下の団体とする。

• 国内外の特定の地域に在住する会員の団体
• 桐蔭学園高等学校等の卒業同期、運動部、文化部、同好会、委員会等を単位とする団体
• 卒業後の学校、就職先、業界等を単位とする団体

第3条（設立時届出事項）

桐蔭会支部を設立する際には、名称、代表者、会員名簿及び桐蔭会支部の会則を本会会長に届けるものとする。支部の名称は桐蔭会の前後に固有の名称を付し、支部で結ぶものとする。（例「桐蔭会関西支部」「関西桐蔭会支部」）

第4条（参加メンバーの連絡先登録）

桐蔭会支部に参加する会員は、本会への連絡先登録を行うものとする。

第5条（活動計画と実施報告）

桐蔭会支部が具体的な活動を実施する際は、本会事務局に連絡し、本会のホームページやメールマガジンで会員に周知する。活動実績については、実施後、年に一度、本会会長に報告する。

第6条

桐蔭会支部の代表者は、桐蔭会支部名簿を年に一度更新し、本会会長に報告する。

第7条（費用提供）

桐蔭会支部から会員相互の親睦を図る為の企画が提出され、本会の役員会でその意義が認められ承認された場合には、本会より会計細則に則った費用を提供する。

第8条（支部の廃止）

何らかの理由で桐蔭会支部活動を停止する場合は、本会会長にその旨を報告する。

第9条（改定）

本細則は、本会の役員会の決議によって改定することができる。

第10条（施行）

本細則は、令和2年5月23日から施行する。

第1条（目的）

本細則は、桐蔭学園同窓会会則第43条の定めに基づき、桐蔭会の役員及び代議員並びに事務局員（以下単に「役員等」という。）としての活動に対して、適正な手当及び交通費を支給することを目的とする。

第2条（役員に対する手当の支給）

役員等は、別表に定める桐蔭会の役員等としての活動を行った場合は、別表に定める方法により、桐蔭会から、別表に定める手当の支給を受けることができるものとする。

第3条（銀行口座の届け出）

役員は、本細則施行までに、桐蔭会に自己名義の銀行口座を届け出るものとする。

第4条（手当及び交通費の支給方法）

会長は、別表に定める方法により決定された手当及び交通費を、発生の都度遅滞なく当該役員等に支払うものとする。本細則に基づき支給されるすべての手当及び交通費は、第3条により当該役員により届け出られた銀行口座に振り込み送金されるものとする。但し、代議員に対しては別表に定める通り支払われるものとする。

第5条（会議等を中途退席した役員に対する手当）

役員等が桐蔭会の会議や会合に出席したが中途退出した場合は、別表に定める手当の半額が支払われるものとする。

第6条（手当と交通費支給に関する監査）

会計担当役員及び監事は、定期的に、本細則に基づく手当及び交通費の支給について調査を行って、各支給が本細則に準拠したものであることについて会計監査を行うものとする。会計監査の結果、問題があるとした場合は、次回の役員会に報告するものとする。

第7条（改廃）

本細則は、役員会の決議により、改廃することができる。

附則

本細則は、2020年9月26日より実施する。

第1条（目的）

本細則は、桐蔭学園同窓会会則第43条の定めに基づき、桐蔭会の事務局の構成、業務内容、運営等について定めるものである。

第2条（事務局の構成）

1. 桐蔭会の事務局に複数名の事務局員をおき、桐蔭会の運営及び活動を支援する。
2. 会長は、副会長と協議したうえ、必要に応じ事務局員を採用することができる。
3. 桐蔭会は各事務局員と業務委託契約を締結し、各事務局員に対して相当の業務委託料を支払う。

第3条（事務局の業務内容）

事務局の業務内容は下記のとおりとする。（より具体的には別紙業務内容一覧記載のとおりとする。）

1. ①桐蔭会の事務局の運営業務
2. ②桐蔭会の会員からの問い合わせ対応業務
3. ③桐蔭会の活動の支援業務
4. ④その他上記①から③に付随・関連する業務

第4条（事務局の運営方法）

1. 原則として毎週月曜日午前9時から12時の時間帯は、事務局員1名又は会長が別途委嘱する相談役1名が事務局に出て事務局の業務を行う。事務局員は上記以外の時間帯は事務局または在宅で事務局の業務を行うものとする。事務局員又は相談役の事務局への出勤日については、会長が各自の事情を聴取のうえ事前に決定する。
2. 桐蔭会の会長、副会長又は役員会で指定された担当役員（「業務指示役員」）がそれぞれの事務局員に対して業務の指示を行うことができる。
3. 一人の事務局員に対する業務指示役員による業務指示が当該事務局員の事務処理能力を超える場合は、当該事務局員の要請により、会長が当該事務局員から現在遂行中の業務内容その他の事情を聴取して、当該業務指示役員と協議のうえ、実務上無理がない解決策を決定する。
4. 会長は事務局員と協議のうえ、事務局の運営方法に関する手順書（マニュアル）を作成するものとする。
5. 各事務局員は各出勤日に行った業務の具体的内容を記録して、毎月末日締めにて、会長副会長及び他の事務局員と情報共有するものとする。

第5条（改廃）

本細則は、役員会の決議により、改廃することができる。

業務内容一覧

附則

本細則は、2021年9月1日より実施する。